Verplichte vermeldingen op de factuur
De opname van alle verplichte vermeldingen op de factuur is van belang zowel in hoofde van de leverancier als in hoofde van de klant. Indien een leverancier systematisch geen factuur uitreikt of onjuiste gegevens vermeldt op de factuur kan een geldboete worden opgelegd. Deze geldboete is verschuldigd door zowel de leverancier als de klant. Daarnaast kan de klant zijn recht op aftrek slechts uitoefenen op voorwaarde dat hij in het bezit is van een conforme factuur.
U heeft er dus alle belang bij om steeds na te kijken dat de gegevens van de opgestelde of ontvangen factuur conform de btw wetgeving werden toegepast.
Wij lijsten hieronder de verplichte vermeldingen nog eens op:
Datum
De datum waarop de factuur wordt uitgereikt.
Volgnummer
Het volgnummer moet een uniek en opeenvolgend nummer zijn (één of meer reeksen), waardoor de factuur eenduidig wordt geïdentificeerd.
Identiteit van de leverancier
De volledige identiteit van de belastingplichtige die de levering of de dienst heeft verricht.
- de naam of de maatschappelijke benaming van de belastingplichtige;
- het adres van zijn administratieve of maatschappelijke zetel;
- zijn btw-identificatienummer.
Identiteit van de klant
De volledige identiteit van de klant van de levering of de dienst. Daarvoor moeten in ieder geval op de factuur voorkomen:
- de naam of de maatschappelijke benaming van de klant;
- het adres van de klant;
- zijn btw-identificatienummer (indien de klant een btw-plichtige klant is die de levering of de dienst afneemt voor zijn beroepsactiviteit);
- ondernemingsnummer (voor niet btw-plichtige rechtspersonen).
De datum van het belastbaar feit voor de levering of de dienst, of de datum van de ontvangst van (een deel van) de prijs
- Deze datum moet worden vermeld voor zover de datum vastgesteld is en verschilt van de uitreikingsdatum van de factuur.
- Voor doorlopende leveringen/diensten moet de periode worden vermeld waarop de factuur betrekking heeft.
- Bij facturering vóór de levering van het goed/de dienstverrichting dient de melding 'te leveren' of 'te voltooien' te worden opgenomen.
- Bij voorschotfacturen kan best de vervaldatum van de factuur worden vermeld. Deze datum is dan de vermoedelijke datum waarop de btw opeisbaar wordt.
Vermelding van gegevens inzake de verrichte handeling
- Alle gegevens die nodig zijn om de aard van de handeling en om het btw-tarief van de verschuldigde btw vast te stellen moeten op de factuur worden opgenomen;
- alsook de hoeveelheid van de geleverde goederen of gepresteerde eenheden.
De maatstaf van heffing en de elementen waaruit hij is samengesteld
- Per btw-tarief of per vrijstelling moet de maatstaf van heffing, de eenheidsprijs (exclusief btw) worden vermeld.
- Wanneer de geleverde goederen of de verrichte diensten aan verschillende btw-tarieven zijn onderworpen, moet de maatstaf van heffing dus per btw-tarief worden opgesplitst (0%, 6%, 12% of 21%). Indien deze splitsing niet gebeurt, dan is het hoogste btw-tarief toepasselijk op de volledige maatstaf.
- Indien u gebruik maakt van een vrijstelling, dan moet dit vermeld worden op de factuur samen met de betreffende richtlijn of nationale bepaling.
- De vermelding "Btw verlegd" (Frans: "Autoliquidation", Engels: "Reverse charge") komt in de plaats van de vermelding van de btw-tarieven en van het totaalbedrag van de verschuldigde btw wanneer deze verschuldigd is door de medecontractant (klant). Eventueel dient ook te worden vermeld waarom de btw verlegd wordt, door verwijzing naar het toepasselijk wetsartikel.
Het totaalbedrag van de te betalen of te herziene btw
- Enkel het totale bedrag van de btw moet worden vermeld. Het is wel aangeraden om de btw per btw-tarief uitdrukkelijk op te splitsen om vergissingen te voorkomen.
- Het totaalbedrag moet in België worden uitgedrukt in euro.